Cum înființezi un PFA în 2026: pașii, actele și ce urmează după autorizare

Cuprins

1. Ce este PFA și pentru cine se potrivește
2. Condițiile pe care trebuie să le îndeplinești
3. Actele necesare pentru înregistrarea PFA
4. Pașii înființării, în ordine
5. Cât costă înființarea unui PFA în 2026
6. Ce urmează după autorizare
7. Greșeli frecvente la înființarea unui PFA
8. Când e mai bine să alegi SRL de la început
9. Întrebări frecvente

Ca să înființezi un PFA în 2026, rezervi denumirea, apoi depui la registrul comerțului din județul sediului profesional cererea de înregistrare, anexa privind înregistrarea fiscală, copia actului de identitate, dovada dreptului de folosință asupra sediului, declarația pe propria răspundere privind condițiile de funcționare și, dacă activitatea o cere, dovada calificării. Registratorul soluționează cererea în termen de o zi lucrătoare, iar operațiunile de înregistrare nu se taxează în prezent. Primești certificatul de înregistrare, cu codul unic de înregistrare, și poți începe să facturezi.

Procedura e scurtă, dar deciziile pe care le iei înainte de depunere — activitatea, sediul, forma de impozitare — contează mai mult decât formularele. Mai jos găsești condițiile, actele, pașii, costurile și obligațiile din primele luni. Dacă vrei să ne ocupăm noi de dosar, vezi serviciul de înființare PFA online. Dacă încă nu ești sigur că PFA este forma potrivită, citește întâi comparația SRL sau PFA sau răspunde la câteva întrebări în configuratorul de firmă.

Ce este PFA și pentru cine se potrivește

Persoana fizică autorizată este reglementată de Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 44/2008. Nu este o firmă separată de tine: ești tu, ca profesionist, înregistrat în registrul comerțului. De aici decurg câteva reguli pe care merită să le știi de la început:

• răspunzi pentru obligațiile activității cu patrimoniul de afectațiune, dacă l-ai constituit, iar dacă acesta nu ajunge, și cu restul bunurilor tale (art. 20);
• poți desfășura cel mult 5 clase de activități din clasificarea CAEN (art. 16);
• poți lucra singur sau cu cel mult 3 salariați (art. 17);
• o persoană poate avea un singur certificat de înregistrare ca PFA (art. 14);
• ții contabilitatea în partidă simplă, potrivit Codului fiscal (art. 15).

Un exemplu tipic: o designeriță care lucrează pentru câțiva clienți, de acasă, fără angajați și cu cheltuieli mici. Pentru ea, PFA înseamnă formalități reduse și acces direct la bani. Dacă însă plănuiești asociați, investiții mari sau o echipă care crește, un SRL îți oferă răspundere limitată și mai mult spațiu de dezvoltare.

Condițiile pe care trebuie să le îndeplinești

Potrivit art. 8 din OUG nr. 44/2008, poți fi autorizat ca PFA dacă:

• ai capacitate deplină de exercițiu, adică, de regulă, ai împlinit 18 ani;
• nu ai săvârșit fapte sancționate de legislația financiară, vamală și de disciplină financiar-fiscală care se înscriu în cazierul fiscal — informațiile din cazierul fiscal le obține registrul comerțului direct de la ANAF;
• ai un sediu profesional declarat;
• declari pe propria răspundere că îndeplinești condițiile de funcționare prevăzute de legislația sanitară, sanitar-veterinară, de protecție a mediului și de protecție a muncii.

Pentru unele activități, legile speciale cer și o calificare: diplomă, certificat de calificare, atestat sau dovada experienței. Electricienii autorizați, transportatorii sau profesiile din domeniul sănătății sunt exemple uzuale. Verifică cerința pentru fiecare cod CAEN înainte de depunere, ca să nu primești o cerere de completare.

Actele necesare pentru înregistrarea PFA

Potrivit ghidului publicat de Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), dosarul de înregistrare cuprinde:

• dovada verificării disponibilității și a rezervării denumirii;
• cererea de înregistrare (formular tip) și anexa privind înregistrarea fiscală;
• copia actului de identitate al titularului, certificată olograf de acesta;
• documentul care atestă dreptul de folosință asupra sediului profesional: act de proprietate, contract de închiriere, de comodat sau de găzduire;
• declarația-tip pe propria răspundere privind îndeplinirea condițiilor de funcționare;
• după caz: copiile certificate ale documentelor de calificare, declarația privind patrimoniul de afectațiune, declarația soțului sau a soției privind participarea la activitate, avizul asociației de proprietari și împuternicirea, dacă dosarul este depus de altă persoană.

Verificarea faptului că nu mai ai un alt PFA se face de registru din oficiu, iar informațiile din cazierul fiscal le obține registrul direct de la ANAF, deci nu trebuie să le aduci tu.

Pașii înființării, în ordine

1. Alegi activitatea și codurile CAEN

Înregistrările noi folosesc clasificarea CAEN Rev. 3. Stabilești o activitate principală — cea din care vei obține cele mai multe venituri — și, eventual, activități secundare, în limita celor 5 clase. Poți găsi rapid codul potrivit descriind activitatea în cuvintele tale, cu instrumentul caută codul CAEN. Alegerea influențează și impozitarea: norma de venit există doar pentru anumite activități.

2. Verifici și rezervi denumirea

Firma unui PFA cuprinde numele și prenumele titularului, urmate de mențiunea „persoană fizică autorizată” — de exemplu, „Popescu Ana-Maria Persoană Fizică Autorizată”. Verificarea și rezervarea se fac la nivel național, iar rezervarea se eliberează, de regulă, în aceeași zi sau cel târziu în ziua următoare.

3. Pregătești actele pentru sediul profesional

Sediul profesional poate fi la domiciliul tău, în locuința unei rude, într-un spațiu închiriat sau la o adresă de găzduire. Dacă sediul profesional este într-o locuință și nu desfășori acolo activitate economică, ajunge o declarație pe propria răspundere, fără formalități cu asociația de proprietari (art. 9 alin. 2¹). Variantele și actele pentru fiecare situație sunt explicate în ghidul despre sediul social al unei PFA.

4. Depui dosarul

Cererea se depune la oficiul registrului comerțului în raza căruia se află sediul profesional: la ghișeu, personal sau prin împuternicit, prin poștă ori curier sau online, prin portalul ONRC, cu semnătură electronică calificată. Formularele se semnează olograf sau electronic, iar documentele transmise online trebuie semnate cu semnătură electronică calificată.

5. Primești certificatul de înregistrare

Registratorul soluționează cererea pe bază de înscrisuri, în termen de o zi lucrătoare de la înregistrare. Încheierea se publică în Buletinul electronic al registrului comerțului (BERC), iar tu primești certificatul de înregistrare, care conține codul unic de înregistrare (CUI), și certificatul constatator pentru activitățile declarate. Dacă registratorul cere completări, termenul se prelungește, așa că un dosar complet din prima contează.

Cât costă înființarea unui PFA în 2026

Operațiunile de înregistrare în registrul comerțului nu se taxează în prezent, potrivit informațiilor publicate de ONRC. Spre deosebire de un SRL, PFA nu are act constitutiv și nici capital social, iar încheierea de înregistrare se publică în BERC. Costurile reale țin, de regulă, de:

• actul pentru sediu: chirie, contract de găzduire sau, dacă folosești o locuință proprie, niciun cost;
• eventuale documente de calificare sau atestate, acolo unde activitatea le cere;
• semnătura electronică calificată, dacă vrei să lucrezi online cu registrul și cu ANAF;
• onorariul contabilului și, dacă apelezi la noi, onorariul pentru pregătirea și depunerea dosarului, pe care ți-l comunicăm exact în ofertă.

Ce urmează după autorizare

Certificatul de înregistrare e doar începutul. Prin anexa fiscală depusă la registru, PFA este înregistrat și la ANAF, așa că nu mai treci separat pe la fisc pentru codul fiscal. În primele săptămâni, ocupă-te de:

• accesul în Spațiul Privat Virtual — prin SPV primești deciziile și notificările ANAF și depui declarațiile; vezi ghidul despre SPV ANAF;
• e-Factura — PFA-urile cu cod fiscal sunt obligate să transmită facturile prin sistemul național RO e-Factura;
• evidența contabilă în partidă simplă — registrul-jurnal de încasări și plăți, registrul-inventar, registrul de evidență fiscală și documentele justificative pentru cheltuieli;
• sistemul de impozitare — normă de venit, dacă activitatea are normă stabilită în județul tău și încasările nu depășesc 25.000 de euro, sau sistem real;
• Declarația unică — prin ea declari venitul, impozitul de 10% și contribuțiile sociale, cu termen de depunere și plată până la 25 mai a anului următor.

Contribuțiile sociale se raportează la salariul minim brut, de 4.050 de lei pentru veniturile din 2026. CAS de 25% devine obligatorie dacă venitul net anual ajunge la 12 salarii minime (48.600 de lei), iar CASS de 10% se calculează, ca regulă, la venitul net, cu o bază minimă de 6 și una maximă de 72 de salarii minime. Exemplele de calcul și diferențele dintre cele două sisteme le găsești în ghidul PFA la normă de venit sau în sistem real.

Mai sunt două praguri de urmărit. Dacă cifra de afaceri anuală depășește plafonul de scutire de 395.000 de lei, te înregistrezi în scopuri de TVA. Iar dacă angajezi, nu poți trece de 3 salariați; peste acest număr, forma potrivită devine o întreprindere individuală sau un SRL.

Greșeli frecvente la înființarea unui PFA

• coduri CAEN alese „cât să acopere”, care nu corespund activității reale sau care exclud norma de venit pe care ai fi vrut-o;
• lipsa dovezii de calificare pentru o activitate care o cere prin lege;
• un act de sediu semnat de cineva care nu poate dovedi dreptul asupra imobilului;
• declarația că nu desfășori activitate la sediu, deși primești clienți acolo;
• începerea activității fără acces în SPV și fără configurarea e-Factura;
• amânarea discuției cu contabilul până la termenul Declarației unice.

Când e mai bine să alegi SRL de la început

PFA rămâne o formă excelentă pentru freelanceri și meseriași. Devine însă strâmt dacă vrei un asociat, dacă ai nevoie de mai mult de 3 angajați, dacă activitatea are riscuri mari pentru care vrei răspundere limitată sau dacă profitul trebuie reinvestit. În aceste situații, merită comparat costul total al unui SRL cu cel al unui PFA. Iar dacă pornești ca PFA și crești, trecerea la SRL se poate face ulterior, fără să pierzi clienții.

La ADISAF ne ocupăm de întregul dosar de înființare PFA, II sau ÎF, online, oriunde în țară: verificăm codurile CAEN, rezervăm denumirea, pregătim actele de sediu — inclusiv prin găzduirea sediului în București și Ilfov — și depunem cererea. Cere-ne o ofertă și îți spunem exact ce acte îți trebuie pentru activitatea ta.

Întrebări frecvente

Cât durează înființarea unui PFA în 2026?

Registratorul soluționează cererea de înregistrare într-o zi lucrătoare de la depunere, dacă dosarul este complet. Rezervarea denumirii se obține, de regulă, în aceeași zi sau în ziua următoare. Cu actele de sediu pregătite, întregul demers durează, în mod obișnuit, câteva zile lucrătoare; dacă registratorul cere completări, termenul se prelungește.

Pot înființa un PFA cu sediul la domiciliu, într-un apartament de bloc?

Da. Dacă sediul profesional este într-o locuință și nu desfășori acolo activitate economică, depui o declarație pe propria răspundere, iar formalitățile cu asociația de proprietari nu mai sunt necesare, potrivit art. 9 alin. (2¹) din OUG nr. 44/2008. Dacă primești clienți sau lucrezi efectiv la adresă, poate fi necesar avizul asociației de proprietari.

Câte coduri CAEN poate avea un PFA?

Un PFA poate desfășura cel mult 5 clase de activități din clasificarea CAEN, potrivit art. 16 din OUG nr. 44/2008. Dacă ai nevoie de mai multe activități sau de o echipă mai mare de 3 salariați, analizează varianta unei întreprinderi individuale sau a unui SRL.

Ce trebuie să fac la ANAF după ce am primit certificatul de înregistrare?

Înregistrarea fiscală se face prin anexa depusă la registrul comerțului, deci nu mai mergi separat pentru codul fiscal. Îți activezi accesul în Spațiul Privat Virtual, configurezi e-Factura, ții evidența în partidă simplă și alegi, împreună cu contabilul, sistemul de impozitare. Veniturile și contribuțiile se declară prin Declarația unică, până la 25 mai a anului următor.

Pot fi angajat și PFA în același timp?

Da, poți cumula calitatea de salariat cu cea de titular de PFA. Contează însă la contribuțiile sociale: de exemplu, regulile pentru CASS diferă dacă ești deja asigurat prin contractul de muncă. Discută situația concretă cu un contabil înainte de prima factură.