Registrul beneficiarilor reali: ce este și ce obligații ai

Registrul beneficiarilor reali este una dintre cele mai importante obligații de transparență pentru firmele din România, dar și una dintre cele mai puțin înțelese de antreprenori. Multe societăți află de existența lui abia atunci când primesc o solicitare de la Registrul Comerțului sau când constată că nu pot finaliza o operațiune fiscală. În acest ghid îți explicăm, pe înțelesul tuturor, ce este acest registru, cine trebuie să declare beneficiarul real, când apare obligația și cum eviți sancțiunile, cu informații actualizate pentru 2026.

Fie că tocmai ai parcurs pașii pentru înființarea unui SRL, fie că administrezi de ani buni o firmă, transparența privind beneficiarul real te privește direct. Hai să vedem exact ce presupune și cum te ajutăm să fii în regulă.

Ce este Registrul beneficiarilor reali

Registrul beneficiarilor reali este o evidență centralizată, ținută la nivel național, care arată cine sunt persoanele fizice care dețin sau controlează, în ultimă instanță, o firmă sau o altă entitate juridică. Scopul lui este combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului, printr-o mai mare transparență asupra celor care beneficiază efectiv de pe urma unei societăți.

În România există mai multe registre, în funcție de tipul entității: Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC) ține evidența pentru societățile comerciale (SRL, SA etc.), în timp ce pentru asociații și fundații evidența este gestionată în relația cu Ministerul Justiției. Practic, dacă ai o firmă comercială, informațiile despre beneficiarul real ajung la Registrul Comerțului, împreună cu celelalte date ale societății.

Cine este beneficiarul real

Beneficiarul real este întotdeauna o persoană fizică, niciodată o altă firmă. Legea consideră beneficiar real persoana care deține sau controlează, direct ori indirect, o entitate. Criteriile principale sunt:

• Deținerea a cel puțin 25% plus o acțiune din capitalul social sau din drepturile de vot ale firmei;
• Deținerea unei participații de peste 25% în capitalul firmei, direct sau printr-un lanț de societăți controlate;
• Exercitarea controlului asupra firmei prin alte mijloace (de exemplu, prin drepturi speciale prevăzute în actul constitutiv);
• În lipsa identificării prin criteriile de mai sus, este considerat beneficiar real administratorul ori persoana din conducerea de nivel superior.

Exemplu concret

Să presupunem un SRL cu doi asociați: unul deține 60% din părțile sociale, celălalt 40%. Ambii sunt beneficiari reali, pentru că fiecare depășește pragul de 25%. Dacă, în schimb, ai un SRL cu asociat unic care deține 100%, atunci acea singură persoană este beneficiarul real. În cazul structurilor complexe, cu firme care dețin alte firme, identificarea corectă poate fi delicată, iar aici te ajutăm noi să tragem linia până la persoana fizică finală.

Cine are obligația de a declara

Obligația de a declara beneficiarul real revine tuturor societăților înregistrate la Registrul Comerțului, precum și asociațiilor și fundațiilor. Declarația se depune de regulă de către reprezentantul legal al firmei (administratorul) sau de un împuternicit, printr-o declarație de beneficiar real dată pe propria răspundere.

Există și o serie de entități pentru care obligația este simplificată sau, în anumite situații, informația rezultă automat din structura declarată la înmatriculare. Chiar și așa, recomandarea noastră este să tratezi declarația ca pe o obligație reală, nu ca pe o formalitate, pentru că neconformarea atrage sancțiuni. Dacă îți administrăm firma sau ne ocupăm de modificările la Registrul Comerțului, monitorizăm împreună aceste termene.

Când se depune declarația

Declarația privind beneficiarul real trebuie depusă în câteva momente-cheie din viața unei firme. Iată situațiile în care apare obligația:

• La înmatricularea firmei, odată cu dosarul de înființare, ca parte a documentației;
• Ori de câte ori intervine o modificare a datelor de identificare ale beneficiarului real (de exemplu, o cesiune de părți sociale care schimbă structura asociaților sau o schimbare de administrator);
• În termenul legal prevăzut după survenirea modificării, de regulă în termen de 15 zile de la data la care a apărut schimbarea.

Este esențial să reții că orice operațiune care modifică cine deține ori controlează firma poate declanșa obligația de a actualiza declarația. De aceea, atunci când planifici o restructurare a asociaților, o majorare de capital social sau o schimbare în conducere, e bine să verifici din start dacă declarația trebuie reînnoită.

Cum se depune, pas cu pas

Procedura este relativ simplă atunci când o cunoști, dar are câteva capcane de formă. Iată pașii principali:

• Identifici corect beneficiarul real — stabilești persoana sau persoanele fizice care depășesc pragul de 25% ori exercită controlul;
• Completezi declarația pe propria răspundere, cu datele de identificare ale beneficiarului real și modalitatea în care se exercită controlul;
• Depui documentul la Registrul Comerțului — fie fizic, fie online prin portalul ONRC, fie prin împuternicit;
• Păstrezi dovada depunerii și o corelezi cu celelalte obligații ale firmei, cum ar fi activarea contului în SPV ANAF.

Pentru firmele care fac frecvent modificări sau au structuri cu mai mulți asociați, gestionarea acestor termene poate deveni o povară administrativă. Aici intervin serviciile noastre: ne ocupăm de întocmirea și depunerea declarației corect din prima, ca să nu rămâi expus.

Ce sancțiuni riști dacă nu declari

Neîndeplinirea obligației de a declara beneficiarul real nu este o simplă neregulă administrativă. Legislația privind prevenirea spălării banilor prevede amenzi semnificative pentru firmele care nu depun declarația la termen sau care furnizează informații incorecte. În plus, nedepunerea repetată poate atrage, în anumite condiții, chiar și dizolvarea societății la cererea Registrului Comerțului.

Dincolo de sancțiunea directă, o firmă care nu are situația beneficiarului real în regulă poate întâmpina blocaje în relația cu băncile, cu partenerii sau în procedurile de finanțare. Într-un context în care transparența fiscală se accentuează an de an — de la e-Factura obligatorie până la digitalizarea completă a relației cu ANAF — a fi conform nu mai este opțional. Poți afla mai multe și din ghidul nostru despre obligațiile privind declarația de beneficiar real.

Beneficiarul real în contextul 2026

Anul 2026 vine cu un cadru fiscal tot mai orientat spre digitalizare și verificare încrucișată a datelor. Odată cu obligațiile privind capitalul social (minimum 500 lei pentru un SRL, respectiv 5.000 lei pentru firmele care depășesc 400.000 lei cifră de afaceri), cu regimul de microîntreprindere și cu raportările prin SPV, autoritățile au o imagine tot mai completă asupra fiecărei firme. Beneficiarul real este piesa care leagă societatea de persoanele reale din spatele ei.

Practic, dacă vrei ca firma ta să funcționeze fără sincope, transparența privind beneficiarul real trebuie tratată la același nivel cu obligațiile fiscale curente. O declarație corectă, actualizată la fiecare modificare, îți asigură liniștea și te ferește de amenzi. Poți vedea și o sinteză a schimbărilor în articolul nostru despre modificările legislative din 2026.

La ADISAF ne ocupăm de tot ce ține de conformitatea firmei tale, de la înființare la administrarea curentă: identificăm corect beneficiarul real, întocmim și depunem declarația, urmărim termenele la fiecare modificare și te ținem la adăpost de sancțiuni. Lucrăm în București, Ilfov și la nivel național, online. Descoperă serviciile ADISAF sau cere-ne o ofertă și lasă birocrația pe seama noastră.