Ce documente îți trebuie pentru înființarea unui SRL

Dacă te pregătești să pornești o afacere, primul lucru pe care vrei să îl clarifici este ce acte îți trebuie la dosar. Vestea bună: pentru înființarea unui SRL lista de documente este bine definită, iar procedura s-a digitalizat mult în ultimii ani. În acest ghid îți explicăm, punct cu punct, ce documente necesare pentru un SRL trebuie să pregătești în 2026, cine le semnează și la ce folosește fiecare, ca să depui un dosar corect din prima la Registrul Comerțului.

Îți prezentăm mai jos toate categoriile de acte, de la actele de identitate ale asociaților până la dovada capitalului social și declarația de beneficiar real. Dacă vrei să vezi și fluxul complet al procedurii, îți recomandăm și ghidul nostru despre etapele înființării unui SRL, care completează perfect lista de documente de aici.

1. Actele de identitate ale asociaților și administratorilor

Fundamentul oricărui dosar de înființare îl reprezintă actele de identitate ale persoanelor implicate. Registrul Comerțului are nevoie de copii lizibile după cartea de identitate (sau pașaport, în cazul cetățenilor străini) pentru fiecare asociat și pentru fiecare administrator, chiar dacă aceeași persoană cumulează ambele calități.

În practică, îți vom cere:

• copie CI/pașaport pentru toți asociații (persoane fizice sau reprezentanții persoanelor juridice asociate);
• copie CI/pașaport pentru administrator(i);
• datele de contact actualizate (telefon, e-mail) pentru corespondența cu ONRC;
• în cazul cetățenilor din afara UE, documente suplimentare privind dreptul de ședere, acolo unde este cazul.

Aceste documente stau la baza tuturor declarațiilor pe proprie răspundere și a specimenului de semnătură al administratorului, așa că e important să fie clare și în termen de valabilitate.

2. Dovada denumirii firmei (rezervarea numelui)

Înainte de a depune dosarul, trebuie să obții dovada disponibilității și rezervării denumirii de la Registrul Comerțului. Practic, verifici că numele dorit nu este deja folosit sau prea asemănător cu altul existent și îl rezervi pe numele tău pentru o perioadă limitată.

Alegerea denumirii nu este doar o formalitate: ea influențează brandul și percepția clienților. Există și reguli stricte (cuvinte interzise, similaritate, folosirea unor termeni care necesită avize). Am detaliat tot procesul în articolul despre cum alegi și rezervi numele firmei, ca să eviți respingerile din acest motiv.

3. Actul constitutiv al SRL-ului

Actul constitutiv este documentul-cheie care stabilește regulile de funcționare ale societății. El se redactează în funcție de situația ta concretă și cuprinde, printre altele:

• datele complete ale asociaților și administratorilor;
• denumirea și forma juridică (SRL);
• sediul social;
• obiectul de activitate (codul CAEN principal și codurile secundare);
• capitalul social și modul de repartizare a părților sociale;
• modul de administrare și puterile administratorilor;
• durata de funcționare și modul de distribuire a profitului.

Pentru un SRL cu asociat unic, actul constitutiv este mai simplu; pentru mai mulți asociați, e important ca aportul fiecăruia și regulile de decizie să fie clar formulate, ca să eviți neînțelegeri ulterioare. Aici experiența contează, iar noi ne ocupăm de redactarea corectă a actului în funcție de structura firmei tale.

4. Documentele pentru sediul social

Orice firmă are nevoie de un sediu social declarat, iar dovada dreptului de folosință asupra spațiului este obligatorie în dosar. În funcție de situația ta, aceasta poate fi:

• contract de vânzare-cumpărare sau extras de carte funciară, dacă spațiul îți aparține;
• contract de închiriere înregistrat, dacă închiriezi;
• contract de comodat, dacă cineva îți pune la dispoziție spațiul cu titlu gratuit;
• contract de găzduire, dacă folosești un sediu social oferit de un prestator specializat.

Comodat, închiriere sau găzduire?

Dacă folosești locuința proprie sau a unei rude, cel mai frecvent se optează pentru contract de comodat — am explicat detaliile în ghidul despre contractul de comodat pentru sediu social. Dacă nu dispui de un spațiu potrivit sau nu vrei să îți folosești adresa personală, poți apela la găzduirea sediului social, o soluție legală și rapidă, foarte utilă în București și Ilfov. Reține și că, dacă vrei să desfășori activitate la o altă adresă, vei avea nevoie ulterior de un punct de lucru separat.

Atenție: în anumite situații (de exemplu, la bloc), poate fi necesar și acordul asociației de proprietari și al vecinilor limitrofi, în funcție de activitatea declarată.

5. Stabilirea obiectului de activitate (coduri CAEN)

În actul constitutiv trebuie să declari obiectul de activitate prin coduri CAEN: un cod principal, care descrie activitatea de bază, și oricâte coduri secundare consideri necesare pentru dezvoltarea afacerii. Nu costă mai mult să adaugi coduri secundare la înființare, așa că merită să te gândești din start la direcțiile pe care le vei aborda.

Diferența dintre codul principal și cele secundare, precum și modul corect de autorizare, sunt explicate în articolul despre codul CAEN principal și codurile secundare. Dacă între timp vrei să extinzi activitatea, procedura de actualizare a codurilor CAEN se poate face oricând printr-o mențiune la Registrul Comerțului.

6. Capitalul social și dovada depunerii

Un SRL are nevoie de capital social, iar dovada constituirii lui face parte din dosar. În 2026, capitalul social minim la un SRL este de 500 lei. Există însă o cerință importantă: dacă anticipezi o cifră de afaceri de peste 400.000 lei, capitalul social minim crește la 5.000 lei. Capitalul se poate vărsa integral la înființare, prin depunere într-un cont bancar sau, în anumite condiții, la casieria societății.

Practic, vei obține un document care atestă vărsarea capitalului (de regulă, o dovadă emisă de bancă). Dacă vrei să înțelegi cum stabilești o valoare potrivită și implicațiile ei, citește ghidul dedicat despre capitalul social al unui SRL în 2026. Ulterior, valoarea poate fi ajustată printr-o majorare de capital social, dacă afacerea crește.

7. Declarații pe proprie răspundere și beneficiarul real

Dosarul include și mai multe declarații pe proprie răspundere. Cele mai frecvente sunt declarațiile asociaților și administratorilor privind îndeplinirea condițiilor legale pentru a deține aceste calități, precum și declarația privind desfășurarea sau nedesfășurarea activității la sediu.

Declarația de beneficiar real

Un document devenit standard este declarația privind beneficiarul real, care identifică persoana fizică ce controlează efectiv societatea. La înființare, aceasta se depune odată cu dosarul. Am detaliat cine are obligația și când, în articolul despre Registrul beneficiarilor reali, iar dacă ai nevoie de sprijin pentru completarea și depunerea ei, ne ocupăm de declarația de beneficiar real de la A la Z.

După înregistrare: pașii care urmează

Odată aprobat dosarul, primești certificatul de înregistrare și rezoluția Registrului Comerțului. Nu te oprești însă aici: firma nouă are nevoie de acces la SPV ANAF pentru comunicarea electronică cu Fiscul și trebuie să țină cont de obligațiile de raportare, inclusiv e-Factura. Îți recomandăm și ghidul despre obligațiile fiscale ale unui SRL nou, ca să pornești corect din prima lună.

Ai văzut lista completă a documentelor — dar știm că birocrația poate fi obositoare. Noi îți pregătim tot dosarul, îl verificăm și îl depunem în locul tău, rapid și fără drumuri inutile, oriunde te-ai afla în țară. Descoperă cum te ajutăm cu înființarea unui SRL sau cere-ne o ofertă și pornește la drum cu dreptul.